Nieuws

Weekrapporten kunnen vanaf nu digitaal aan DFIN bezorgd worden

thumb image

11 mei 2020

APPministratie

DFIN werkte een nieuwe procedure uit voor het elektronisch doorsturen van onkostennota’s (weekrapporten) vanaf maandag 11 mei 2020.

Telewerken is al meer dan acht weken de norm. Als gevolg hiervan kan lang niet iedereen de voorbereide onkostennota’s (weekrapporten) origineel, op papier via de interne post aan de directie Financiën bezorgen. Daardoor blijft een groot aantal onkostennota’s onafgewerkt liggen.
De betrokken medewerkers worden weliswaar direct via een voorschot uitbetaald maar de onkosten voor projecten wachten in sommige gevallen al twee maanden op afwerking, waardoor de verantwoording van deze onkosten bij de financier in het gedrang komt. Wanneer onkostennota’s zich verder zouden opstapelen, komt bovendien de tijdige verwerking ervan binnen de Directie Financiën in het gedrang.

E-onkostennota’s

Daarom is beslist om af te stappen van de regel dat onkostennota’s origineel, op papier via de interne post moeten verstuurd worden. Het spreekt voor zich dat dit nog steeds op deze manier mag gebeuren (als dit mogelijk is) maar wie niet in de mogelijkheid is om originelen te verzamelen en/of onkostennota’s te versturen, kan vanaf maandag 11 mei 2020 de onkostennota’s via e-mail naar de Directie Financiën sturen (secretariaat.dfin@ugent.be).

Praktisch

Daartoe werd een stappenplan uitgewerkt dat voor iedereen werkbaar is. Stap voor stap wordt erin uitgelegd hoe de documenten administratief kunnen klaargemaakt worden voor elektronische verzending. Correcte uitvoering van deze stappen garandeert een vlotte behandeling binnen de Directie Financiën.

Er is ook een Youtubefilmpje beschikbaar:

DFIN vraag om de komende dagen zo veel mogelijk onkostennota’s elektronisch door te sturen. Zo kunnen ze ervoor zorgen dat de verwerking van onkosten tijdig kan gebeuren.

2 reacties op “Weekrapporten kunnen vanaf nu digitaal aan DFIN bezorgd worden

  1. Blijkbaar moeten de originele tickets toch nog nagestuurd worden. Dit staat niet zo vermeld in de richtlijnen met als gevolg dat er weekrapporten zullen ingediend zijn waar de originelen niet meer teruggevonden kunnen worden.

  2. Ik ervaar de aangepaste digitale werkwijze als complexer en/of tijdrovender. Maar ik begrijp dat helemaal dat men in coronatijden snel naar een alternatief voor de papieren verwerking wou overstappen. Als overgangsmaatregel werkt dit wel. Dit lijkt mij niet de ideale piste voor een definitieve digitalisering van de onkostennota. Een systeem dat meer volgens het principe van ‘refund’ verloopt zou waarschijnlijk efficiënter zijn.

Reageer hier...

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.