In de Raad van Bestuur van 8 mei werd beslist dat het huidig ATP-evaluatiesysteem wordt afgeschaft. De huidige ATP-gesprekkencyclus stuit bij tal van medewerkers én leidinggevenden op heel wat terechte kritiek. Ten eerste is het huidige systeem een bureaucratisch gegeven. In het kader van “UGent Verlicht” wil de UGent deze planlast verlagen. Ten tweede gaat de huidige ATP-gesprekkencyclus te weinig uit van vertrouwen in de medewerker.

Uit de resultaten van de evaluatiegesprekken (in 2019) blijkt dat 99,75% van de ATP-leden aan UGent een gunstige evaluatiescore kreeg. Het is daarom niet zinvol om iedere 2 jaar alle beschikbare gesprekstijd te spenderen aan het bevestigen van deze evidentie via een formele evaluatie. Beter is deze te vervangen door feedback.

Naar een open feedbackcultuur

Universiteit Gent wil een werkcontext creëren waarin medewerkers het vertrouwen krijgen om in een stimulerende werksfeer hun verantwoordelijkheden op te nemen. Een open feedbackcultuur draagt hiertoe bij. Het is immers een hefboom voor zowel waardering, motivatie als groei. Het nieuwe ZAP- en WP-loopbaanbeleid werd reeds vanuit die optiek opgemaakt.

Met de introductie van de nieuwe ATP-gesprekkencyclus vervangt UGent het systeem van de 2-jaarlijkse evaluatie- en functioneringsgesprek door een permanente en op ontwikkeling gerichte feedbackcultuur. De open feedbackcultuur kenmerkt zich door de combinatie van continue feedback tussen leidinggevende en medewerker, met één jaarlijks feedbackmoment. Evaluatie gebeurt enkel op de decretaal vastgelegde momenten.

Leidinggevende en medewerker ontmoeten elkaar regelmatig om te bespreken wat goed gaat, waar men vast zit en hoe ze de dingen vlotter kunnen doen lopen. Continue feedback is ad hoc en niet gestructureerd. Het vindt plaats op momenten die ertoe doen: bij het opvolgen van een project, bij nieuwe taken of nieuwe functie, bij het afronden van een opdracht, bij het vaststellen van een probleem of onduidelijkheden, bij een uitzonderlijke prestatie of gewoon omdat het al even geleden is. Er wordt geen verslag gemaakt.

 Jaarlijks feedbackmoment

Naast de continue feedback zitten medewerker en leidinggevende ieder jaar samen voor een feedbackmoment. Samen staan ze stil bij de afgelegde weg en geven elkaar feedback: Waar werd vooruitgang geboekt? Hoe verloopt de samenwerking? Is er voldoende continue feedback? Ervaart de medewerker voldoende ondersteuning en waardering? Het is essentieel dat er dan tevens ruimte is voor feedback van de medewerker naar de leidinggevende toe.

Het jaarlijks feedbackmoment is tevens het moment om stil te staan bij de toekomst: Hoe kunnen de sterktes en talenten in de nabije toekomst ingezet worden? Hoe ziet de verdere loopbaan eruit? Het jaarlijks feedbackmoment resulteert in een verslag indien de medewerker of de leidinggevende hieraan nood heeft of bij negatieve opmerkingen.

Het uitgangspunt is dat wie goed functioneert en presteert, ook bevordert binnen de klasse – met een minimum aan formele verantwoording en administratieve overlast. Continue feedback, de jaarlijkse feedbackmomenten en de afwezigheid van een score ‘ondermaats’ of ‘onvoldoende’ volstaan om een schaalverhoging toe te kennen.

Evaluatie als het (decretaal) moet

Evalueren doen we enkel nog als het decretaal moet: na een stageperiode, 3 jaar na de eerste aanstelling, vervolgens om de 5 jaar en in het kader van een remediëringstraject. Het evaluatiegesprek gaat steeds gepaard met een kort verslag met daarin de evaluatiescore en de motivatie van deze score.

De vernieuwde ATP-cyclus draagt bij tot het optimaal functioneren en duurzaam motiveren van de medewerkers. De cyclus reduceert bovendien de als storend ervaren planlast die het huidige evaluatiegebeuren overschaduwt. In die zin past dit voorstel in de UGent Verlicht-visie.